10 klassiske faldgruber, når man skaber et event fra bunden – og hvordan du undgår dem
Selv de bedst planlagte events kan falde fra hinanden, hvis man overser de grundlæggende, tekniske eller strategiske faldgruber, der lurer i enhver produktion.
Her er ti af de mest kritiske – set fra gulvet, FOH og planlægningslokalet – med konkrete eksempler fra virkelige produktioner og anbefalinger til, hvordan de kan undgås.
1. Uklart formål og målgruppe
Selv teknisk fejlfri produktion kan falde til jorden, hvis formålet og målgruppen ikke er defineret skarpt fra starten. I komplekse events med mange interessenter opstår problemet ofte, fordi alle antager, at “de andre” ved, hvad målet er. Uden en fælles forståelse risikerer man at optimere på forkerte parametre — fx investere i dyrt AV-udstyr til visuelt impact, når deltagerne egentlig efterspørger networking-faciliteter, eller designe scene og lys til en koncertoplevelse, når det i virkeligheden er en TV-produktion med helt andre krav til vinkler, lysniveauer og kameraforhold.
Eksempel – Aarhus Festuge, 2018
Et udendørs talkshow på Bispetorvet var tænkt som en intim scene for lokale debatter, men blev markedsført som “Festugens store aftenmøde” med national mediedækning. Pludselig skulle scenen fungere til live-TV. Lysopsætningen, der var perfekt til publikum, gav hotspots og skygger på kamera, og lydopsætningen havde ingen redundans til broadcast. Resultatet var ekstra crewtimer og kompromisser i både billede og lyd.
Eksempel – Dansk Industri Topmøde, København 2022
Konceptet var en hybridkonference med interaktiv livestream. Men da man ikke havde afklaret, om online-deltagerne skulle have en ligeværdig oplevelse, blev der ikke budgetteret til dedikeret online-produktion. Kameraopsætning og grafik var designet til rummet, ikke streaming. Halvdelen af de digitale deltagere faldt fra efter frokost, ifølge platformens statistik.
En klar brief bør fastslå: Hvad er arrangementets primære formål? Hvem er kernemålgruppen? Hvordan prioriteres oplevelsen mellem publikum, online-deltagere, pressen og andre stakeholdere? Det styrer alt fra scenografi til kameraoptik.
2. Undervurdering af strøm- og elbehov
En af de mest klassiske – og kostbare – fejl i eventproduktion er at undervurdere det samlede strømbehov. Selv store koncerter og konferencer kan køre sig selv i problemer, hvis beregningen ikke er grundig, eller hvis den reelle last ikke matcher specifikationerne. Problemet opstår ofte, når leverandører estimerer deres eget forbrug isoleret, uden at nogen samler tallene til et samlet load sheet. Resultatet kan være alt fra udfald under showet til smeltede kabler eller i værste fald brandfare.
Eksempel – Tinderbox Festival, Odense 2021
PA-leverandøren havde opgivet sit forbrug korrekt, men ingen havde talt cateringområdet med. Da foodtrucks og køletrailere blev koblet på samme 63A kredsløb som FOH, sprang hovedsikringen midt under hovednavnet. Hele pladsen lå stille i syv minutter, og livestream til DR gik sort.
Eksempel – Tech in Asia Conference, Singapore 2019
AV-udstyret var planlagt efter 230V/50Hz-standarder, men venue leverede kun 208V på visse faser. Det gav ustabil drift på en 12×4 meter LED-væg, som måtte køre på nødgenerator resten af dagen. Løsningen krævede en natlig ombygning af kabeltræk og leje af ekstra generator – med overtime til hele crewet.
Best practice er at udarbejde en power distribution plan, hvor alt udstyr listes med nominelt forbrug, opstartsforbrug og placering. Belastningen fordeles jævnt over faser, med minimum 20 % headroom. Inddrag altid el-installatør og sørg for korrekt dimensionerede kabler, jordforbindelse og nødstrøm.
3. Dårlig akustisk forberedelse
Akustiske problemer er svære at rette, når publikum sidder i salen. Mange events planlægges ud fra lydanlæggets kapacitet, men uden vurdering af lokalets akustik. Hårde flader, store glaspartier og parallelle vægge skaber refleksioner, der gør tale uforståelig og musik mudret.
Eksempel – Københavns Rådhus, 2017
En prisoverrækkelse med liveband blev afholdt i rådhusets festsal, der er smuk, men akustisk udfordrende. Ingen akustiske tiltag var planlagt, og taler druknede i rungen. FOH måtte improvisere med EQ, hvilket reddede lidt, men gik ud over musikkens klang.
Eksempel – Messecenter Herning, HI-messen 2018
Et præsentationsområde i en messehal blev sat op med to små line arrays. Lyden var acceptabel tæt på, men forsvandt i baggrunden pga. massiv baggrundsstøj. Ingen havde planlagt akustisk afskærmning, og talerne mistede publikum.
Løsningen er at foretage en akustisk vurdering i designfasen. Brug drapering, molton, akustikpaneler eller tilpas PA-konfigurationen. Overvej delay-tårne til store rum og line arrays til at styre spredning.
4. Manglende redundans i kritisk udstyr
Et event er kun så stabilt som dets svageste led. Mange produktioner kører med ét centralt mikserbord, én projektor, én strømforsyning – og når det går ned, går alt ned. Redundans er ikke bare “rart at have” – det er en forsikring mod showstopper-scenarier.
Eksempel – Smukfest, Skanderborg 2019
Under en hovedkoncert gik FOH-mikseren ned pga. softwarefejl. Backup var ikke tilkoblet, og genstart tog seks minutter. Publikum buhede, og TV2’s livefeed måtte gå i sort. Havde der været et parallelt mikser-setup med instant switch-over, kunne lyden have været tilbage på få sekunder.
Eksempel – Aarhus Universitet, 2020 (konference)
En vigtig keynote skulle præsenteres på storskærm. Projektoren brændte en lampe fem minutter før start, og ingen backup var til stede. Hele salen blev flyttet til et mindre rum med TV, og streamen til 500 online-deltagere måtte afbrydes.
Best practice er at identificere alle single points of failure i forberedelsen og beslutte, hvad der skal have redundans. Det kan være alt fra ekstra trådløse mikrofoner og dobbelte medieservere til to separate strømfeeds. Husk også at teste failover-procedurer – backup hjælper ikke, hvis crewet ikke ved, hvordan man skifter.
5. Logistik uden tidsrealistisk plan
En flot produktionsplan falder hurtigt fra hinanden, hvis den ikke tager højde for afhængigheder, adgangsforhold og realistiske tidsbuffer. Mange tidsplaner er skrevet optimistisk – ofte for at spare på crewtimer – men resultatet bliver stress, konflikter og i værste fald forsinkelser, der koster ekstra.
Eksempel – Copenhagen Jazz Festival, 2016
Et telt skulle bygges, scene rejses og lys rigges på én dag. Men adgangsvejen var smallere end forventet, og truckleveringen kom i omvendt rækkefølge. FOH stod stille i tre timer, fordi gulvet ikke var lagt.
Eksempel – Sportsevent i Royal Arena, 2019
Lastning og opstilling var planlagt til otte timer. Men alt udstyr ankom i myldretid, og securityprocedurerne forlængede indgangen med 40 %. Hele generalprøven blev forkortet til 15 minutter.
Løsningen er at lave en sekventiel produktionsplan med klare afhængigheder og realistiske buffere. Involver alle leverandører i planlægningen, lav adgangscheck (mål døre, tjek elevatorer, parkeringsforhold), og brug reverse planning fra showstart.
6. For lidt test og prøve
Test og prøve bliver ofte skåret væk for at spare tid, men det er her, man opdager fejl, mens de stadig kan rettes. Når første gennemkøring sker foran publikum, er det for sent.
Eksempel – DR1 Nytårsshow, 2018
En LED-væg viste forkert billedformat under første nummer, fordi medieserverens output ikke var testet med lysdesignet. Det blev rettet live, men TV-seerne så det hele.
Eksempel – Erhvervsmesse i Bella Center, 2022
En hybridscene havde planlagt 15 minutters teknisk test. Mikrofonkanaler var byttet rundt, og tolkeudstyret virkede ikke til online-deltagere. Med en fuld Q-to-Q rehearsal dagen før kunne problemerne være opdaget.
Best practice er at afsætte tid til fuld teknisk prøve: kabellængder, playback-systemer, kameravinkler, tolkeudstyr, redundans. Gennemgå alle cues og skift. Selv små fejl kan vokse eksplosivt under live-forhold.
7. Uklar rollefordeling i crewet
Når roller og ansvar ikke er defineret, opstår misforståelser, dobbeltarbejde – og ingen tager ejerskab, når noget fejler.
Eksempel – NorthSide Festival, Aarhus 2017
Et scenehold troede, at FOH håndterede mikrofonopstillinger. FOH troede, scenen gjorde det. Resultatet: 10 minutters forsinkelse midt i en liveoptagelse.
Eksempel – Kulturhavn Festival, København 2021
Manglende showcaller betød, at cues til lys og video blev givet af tre forskellige personer over radio. To gange blev indslag skudt for tidligt.
Løsningen er et klart call sheet og production schedule med navngivne ansvarspersoner: FOH-ansvarlig, scenemester, showcaller, logistikkoordinator. Del dokumenterne til alle – også freelancere.
8. Oversete myndighedskrav og sikkerhed
Myndighedskrav kan være en produktionens akilleshæl, hvis de opdages for sent. Brandplan, byggeansøgning, støjgrænser, arbejdsmiljø – alt kan stoppe et event.
Eksempel – Udendørs koncert, Aalborg 2015
Opbygningen blev standset af brandmyndighederne, da flugtveje var blokeret af containere. Hele scenens placering måtte ændres på dagen.
Eksempel – Street Food Festival, Aarhus 2020
Arrangementet overskred støjgrænserne i boligområdet. Politiet pålagde at lukke ned to timer før tid.
Best practice er at afklare myndighedsgodkendelser i god tid: brandplan, byggetilladelser, støj, miljø. Brug checklister, inddrag myndigheder tidligt, og dokumentér alt.
9. Budget uden realistisk risikopulje
Små ekstraudgifter vælter ofte budgettet – især overtime, transport og ekstraudstyr. Mange budgetter lægger 0 % til uforudsete udgifter, hvilket er urealistisk.
Eksempel – Koncert på Plænen i Tivoli, 2019
Ekstra lydtårne blev nødvendige pga. større publikum end forventet. Leje og opsætning kostede 85.000 kr. uden for budget.
Eksempel – Messe i Odense Congress Center, 2022
Forsinket transport gjorde, at crew måtte arbejde seks timer over planlagt tid. Overtimekost: 27.000 kr.
Best practice er at lægge 10–15 % i uforudsete udgifter. Vær særligt opmærksom på overtime, transport, gebyrer.
10. Bæredygtighed som eftertanke
Bæredygtighed, der planlægges sidst, bliver dyrere og mindre effektiv. Når det tænkes ind fra starten, kan det både spare penge og styrke CSR-profilen.
Eksempel – Grøn Koncert, 2018
Tidlig planlægning af LED-lys, genbrugsscener og lokale leverandører sparede 12 % på driftsbudgettet.
Eksempel – Firmaevent i Aarhus, 2021
Ingen affaldssortering var planlagt. Kommunen krævede det indført midt i afviklingen, hvilket betød ekstra mandskab og forsinkelser.
Best practice er at integrere bæredygtighed fra start: LED-lys, lokale leverandører, modulære sceneløsninger, genbrug af dekoration.
Konklusion og afrunding
Et vellykket event er aldrig bare summen af udstyr og mennesker – det er resultatet af planlægning, forudseenhed og klare processer. Hvis du kan holde dig ude af de her 10 faldgruber, er du allerede et stort skridt foran – og kan bruge energien på det, vi elsker: at skabe oplevelser, der bliver husket.
Hos MuteCrew arbejder vi dagligt med at styre komplekse events fra idé til afvikling, med fokus på teknisk rådgivning, projektledelse og problemløsning. Vi har stået bag alt fra festivaler til internationale konferencer – både foran og bag scenen – og vi ved, hvordan man får de mange brikker til at spille sammen.
Vil du høre, hvordan vi kan hjælpe med at optimere dit næste event? Læs mere her: mutecrew.dk/services eller kontakt os direkte på mutecrew.dk/kontakt.
